Ekokoulu hankitaan innovatiivisella hankintamenettelyllä

Lupasin kertoa teille lisää Ekokoulun hankintaprosessista. Siinä käytetään ns. innovatiivista hankintaa, joka tarkoittaa hankintaprosessia, jossa suurin panostus laitetaan hankinnan suunnitteluun ja vuoropuheluun toimittajaehdokkaiden kanssa.

Uutta on sekin, että hankinnan kohteena ei ole tietty tavara tai palvelu, vaan jokin tarve; ei osteta lamppuja vaan valoa ja se, miten jokin tarve tyydytetään jää tarjoajan harteille. Miksi? No tarjoajalla on useimmiten parempi ammattitaito kyseessä olevassa asiassa kuin ostajalla.

Tällainen hankinta onnistuu, jos

• kumpikin osapuoli ymmärtää tarpeen ja halutun tuloksen
• tilaajalla ja tarjoajilla on käytössään yhteinen kieli ja termit 

Ekokouluhankkeessa pyritään innovatiiviseen hankintaan mm. siirtämällä hankinnan painopistettä lakisääteisestä kilpailutusprosessista hankinnan suunnitteluun. Tämän vuoksi järjestimme halukkaille toimittajille mahdollisuuden kertoa omista tuotteistaan ja ratkaisuistaan jo ennen hankkeen lakimääräistä kilpailutusta.

Aiemmista Laukaan kunnan rakennusurakoiden kilpailutuksista poiketen Ekokoulu-hankkeessa on tarkoitus käyttää hankkeen kilpailutuksessa ns. neuvottelumenettelyä. Sitä on jo käytetty varsin hyvin lopputuloksin julkisissa hankinnoissa eri puolella Suomea. Neuvottelumenettelyä ei voi kuitenkaan käyttää kaikissa EU-hankinnoissa, mutta se sopii esimerkiksi rakennushankkeisiin, joiden rakennustyössä tehdään tutkimusta, kokeilua tai kehittämistä. Koska Ekokouluprojektissa pyritään

• kehittämään monistettava konsepti terveelliseen sisäilmaan ja kestävään kehitykseen perustuvan aluekoulun hankinnasta ja 
• löytämään uusia innovaatioita kestävän kehityksen, innovatiivisen oppimisympäristön ja terveellisen toimintaympäristön osalta

ehto toteutuu ja menettelyä voidaan käyttää.

Neuvottelumenettelyssä hankinnasta julkaistaan normaali hankintailmoitus, jossa haetaan osallistujia hankinnan toteuttajiks ja ilmoitetaan tarjouksen valintakriteerit. Hakemuksen jättäneistä valitaan ennalta määrättyjen kriteerien perusteella tarjoajat neuvotteluihin. Neuvottelujen päätyttyä pyydetään neuvottelutuloksen perusteella lopulliset tarjoukset kirjallisina. Kirjallisten tarjousten perusteella tarjouksen valinta tehdään ennalta määrättyjen valintakriteerien perusteella. Valintaperusteena neuvottelumenettelyssä on käytettävä kokonaistaloudellista edullisuutta.

Ekokouluhankkeessa tehdään useita erilaisia hankintoja, joista suurin on itse rakennuksen hankinta. Tarjousten valintakriteerit ja niiden painoarvot määritellään kussakin tarjouspyynnössä. Valintakriteereinä käytetään mm. projektinjohtopalkkiota, kannustinpalkkioita, teknistä ja taloudellista osaamista, riskin kantokykyä, henkilöstön ammatillista pätevyyttä ja osaamista sekä sitoutumista hankkeen tavoitteisiin.

• Rakennuksen hankinta toteutetaan projektinjohtourakkana, jonka pohjana on normaalia tarkempi hankesuunnitelma. Suunnittelijoiden hankinta toteutetaan kilpailuttamalla pääsuunnittelija/arkkitehti, joka kokoaa suunnittelijaryhmän. Pääsuunnittelija/arkkitehdin hankinta toteutetaan myös neuvottelumenettelyllä ja todennäköisesti ns. ranskalaisena urakkana. Valinnassa otetaan huomioon ainakin osaaminen ja referenssit ekologisuudesta ja koulu- ja päiväkotisuunnittelusta.

• Kalustehankinnoissa tukeudutaan KL-Kuntahankinnat Oy:n kanssa tehtyyn yhteishankintaan, jossa toimisto-, koulu- ja päiväkotiperuskalustuksen osalta sopimuskumppanina on Isku Interior Oy.

• Tietotekniikkahankinoissa Laukaan kunnalla on sopimus KL-Kuntahankinnat Oy:n kanssa. Sopimustoimittaja on Businessforum Oy. Sopimus kattaa koko tietotekniikkarepertuaarin pois lukien kopiokoneet. Myös kopiokoneista kunnalla on sopimus KL-Kuntahankinnat Oy:n kanssa, sopimustoimittajana on Konica Minolta Finland Oy. 

• Toiminnan osalta järjestetään kilpailutukset halukkaiden keittiö- ja päiväkotiyrittäjien välillä. Nämäkin hankinnat toteutetaan neuvottelumenettelyllä. Näiden osalta pyritään toistaiseksi voimassa oleviin sopimuksiin molemmin puolin kohtuullisella irtisanomisajalla. Nämä hankinnat toteutetaan keväällä 2016, jolloin mahdollisten keittiö- ja päiväkotipalveluyrittäjien hankinnan kriteereistä keskustellaan yrittäjien kanssa uudessa markkinavuoropuhelussa. Yhtenä kriteerinä tulee olemaan palvelusta maksettava hinta ja esimerkiksi palvelukonseptin innovatiivisuus.

• Oppilaskuljetusten hankinnat kilpailutetaan yhteisesti muiden oppilaskuljetusten mukana talvella 2016. 

Tämä teksti perustui Ekokoulun hankesuunnitelmaan. Osion kirjoitti alunperin Jarmo Pasanen.